CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

NIDIA JOHANNA COLMENARES RICO









INSTRUCTORA
MARLENE PALOMINO GARAVITO








SENA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
ARCHIVISTICA
BUCARAMANGA
2008





CONSERVACIÓN

Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de cálculo y procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres años, con correcciones y actualizaciones incluso más a menudo. En general, preservar la apariencia de un documento digital es difícil cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de entornos multimedia, donde hay una intensa interrelación entre hardware/software y contenidos.

Copias de seguridad: Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada. En ocasiones, se combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no estén sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de seguridad deberían ser consideradas la estrategia
de mantenimiento mínima para incluso los materiales más efímeros y con menos valor que dispongamos.

Actualización: Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento
a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).
Metadatos: En el capítulo seis de esta guía ya hemos hablado extensamente sobre la tipología y necesidad de los metadatos. También en el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos6 al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación.
Además de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir así su recuperación, existen los metadatos dirigidos a la conservación del material. Los metadatos de conservación describen los medios para proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservación.
Información sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza técnica del objeto que indica al sistema cómo representar los datos con un tipo específico y un formato. A medida que las tecnologías de acceso cambian, estos metadatos de representación también cambian y necesitan ser actualizados.
Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de cálculo y procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres años, con correcciones y actualizaciones incluso más a menudo. En general, preservar la apariencia de un documento digital es difícil cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de entornos multimedia, donde hay una intensa interrelación entre hardware/software

Preservación de la tecnológica: Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada. Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deteriorado más allá de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin salida, pues ninguna tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta estrategia no puede ser llevada a cabo por una institución a título individual debido a los altos costes que puede suponer tanto en equipamiento como en personal.

Migración: Se utiliza para copiar o convertir datos desde una tecnología a otra, tanto si se trata de hardware como de software, conservando las características esenciales de los datos. Esta definición captura la esencia y la ambigüedad de la migración. En algunas ocasiones se utiliza como sinónimo de actualización, pero migración
representa un concepto mucho más rico y amplio que actualización. Se trata de un conjunto de tareas organizadas destinadas a conseguir la


transferencia periódica de materiales digitales desde una generación tecnológica a la siguiente. El propósito de la migración es preservar la integridad de los objetos digitales y mantener la posibilidad por parte de los usuarios de recuperar, visualizar y utilizarlos en una perspectiva de constante cambio tecnológico. La migración incluye la actualización como un medio de conservación digital pero difiere de ella en el sentido de que no siempre es posible hacer una copia digital exacta de un objeto digital cuando el hardware y el software cambian y además deben mantener la compatibilidad del objeto con la nueva generación de tecnología. Si bien las empresas desarrolladoras de software proporcionan estrategias de migración o compatibilidad hacia atrás para algunas generaciones de sus productos, esto puede no ser verdad.




INSTALACIONES ADECUADAS PARA EL ARCHIVO

1. El terrero debe estar sin riesgos de humedad subterránea
2. disponer de un espacio suficiente para albergar la documentación.
3. Establecer los procesos de tablas de retención y tablas de valoración.


TABLAS DE RETENCIÓN

Es un formato donde se relaciona los documentos que se producen y se determina el ciclo vital del documento es decir si se elimina o se conserva, lo que permite una mejor organización y cada dependencia lo debe tener para su documentación producida.










COD

SERIES

TIPOS
DICUMENTALES

RETENCIÓN


ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL





DISPOSICIÓN FINAL

CT E S D
PROCEDIMIENTOS
PARA LA
DISPOSICIÓN

CT conservación
total

E
Eliminación

S
Selección

D
Digitalización






TABLAS DE VALORACIÓN

Se utiliza para fondos acumulados es decir que no tiene criterios archivísticos y permite lo siguiente.


1. identificar el origen de la empresa fondo, organigrama, manuales de funciones y procedimientos
2. conocer el fondo acumulado
3. Análisis de la información
4. identificar los asuntos que contiene cada documento
5. Clasificación de los documentos atendiendo la estructura orgánica u organismos productores.
6. Ordenación de los documentos se realizara previamente clasificados los documentos teniendo en cuenta las unidades documentales.
7. Elaboración y preservación de la TVD.
8. El jefe de Archivo preparara la propuesta de TVD, en las series y subseries documentales.
9. Aprobada la TVD, el representante legal elaborara un acto administrativo.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
FORMATO DE TABLA DE VALORACION DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA: _____________________________________________ DE ______
COD.
ASUNTO
O
RETENCIÓN
DISPOSICION FINAL
PROCEDIMIENTOS
Nº
SERIE

CT E M S




















UNIDAD ADMINISTRATIVA:


4. Para la consulta y prestación de servicios de documentos debe estar fuera del almacenamiento tanto por razones de seguridad como regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en el área de depósito.

5. Las áreas de depósito debe tener los siguientes aspectos.

Estantería
Tener un diseño acorde con las dimensiones de las unidades de contendrá, evitar bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 Kg./mtlineal
La estantería total no deberá tener más de 100 mt. De longitud

Los estantes deberá contar son sistemas de fijación de piso

La balda superior deberá estar a un máximo de 180 cm. Para facilitar el acceso a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.



DISTRIBUCIÓN DE ESTANTERÍAS




No debe ir recostada sobre los muros y se debe dejar un especio entre 20cm. Entre estos y la estantería.
No debe ir recostada para que los microorganismos como hongos bacterias no lo afecten.

Para unidades de conservación como libros legajos carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Archivadores verticales

Deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

DOCUMENTOS DE OTROS FORMATOS

Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital como disquetes, C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.

CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. La moderación de la temperatura
y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida útil de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema de conservación de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo:
Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe tener espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el ciclo de vida de los mismos.
El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin pérdida de información y manteniendo la consistencia e integridad de los documentos, así como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones.
Control de errores: algún nivel de control de errores es normal en todos los sistemas informáticos de almacenamiento. Dado que los documentos deben ser almacenados por largos períodos y a menudo con muy poco uso por parte de personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o pérdida de datos y tomar las acciones apropiadas.
Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo incluyen:
Disco magnético: permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida útil estimada se sitúa en torno a los cinco años. Cinta magnética: el acceso a los datos es lineal con lo cual es más lenta la búsqueda
y localización de los mismos. En general no permite modificación de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida útil y la capacidad de almacenamiento es similar a los discos magnéticos.
Discos ópticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificación de los datos. Su vida útil es mayor que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez años de los productos con menos calidad a varias décadas para los de mayor calidad. Mantenimiento, soporte y programas de reemplaza miento. Los componentes del sistema deben ser reemplazados cada pocos años. Los elementos de hardware normalmente tienen una vida útil de en torno a los cinco años antes de que el soporte técnico pueda ser difícil de obtener. Los soportes de almacenamiento también necesitan una actualización regular (reescribir los datos) y un reemplazamiento periódico por nuevos soportes.
La necesidad de reemplazar los sistemas de almacenamiento implica costes recurrentes, que cubran el equipo propiamente dicho así como el proceso de transferencia de los datos que preceden y siguen a la instalación de los equipos. Tales costes deben ser tenidos en cuenta en los presupuestos a largo plazo.
Transferir los datos a nuevos soportes de forma periódica. Los sistemas de almacenamiento descansan en una segura y completa réplica de los datos más que en alargar la vida útil de los soportes. Los datos deben ser copiados de soporte a soporte para evitar el impacto del deterioro de los materiales. A medida que nuevos tipos de soportes prueban su utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde los soportes más antiguos. Esto debe realizarse antes de que los componentes de hardware o software necesarios para acceder a los datos sean retirados. La planificación de la transferencia de los datos es un reto para la gestión de la conservación cualquiera que sea el sistema usado. Por ejemplo, un pequeño archivo con una utilización limitada que almacena los datos en CD, debe mantener un seguimiento de la edad y la situación en que se encuentran los mismos, así como tener presente que en algún momento la tecnología de CD deberá ser reemplazada digamos, por ejemplo, por DVD.
Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas. Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la excesiva humedad y temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso de soportes ópticos, la luz que puede dañar los datos inscritos. Las cintas magnéticas en la actualidad están protegidas de tal forma que el borrado accidental debido a su exposición a un campo magnético no suele ser un grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadas como sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondrá en una sala acondicionada con una temperatura controlada y una humedad relativa establecidas entorno a los 18 grados centígrados y 40% respectivamente, un flujo continuo de aire limpio con una limpieza diaria que evite la acumulación de polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar más de dos grados y un 10% de humedad relativa en un período de 24 horas. Los soportes ópticos tales como los CD deben ser almacenados en unas condiciones similares, incluyendo además una estancia semioscura para limitar su sensibilidad a la luz. Si bien se ha afirmado que las temperaturas extremadamente bajas, en torno a los cero grados, pueden ser perjudiciales para los soportes, esto no ha sido demostrado.
Por otro lado, también pueden ayudar otros factores relativos al control del medio ambiente en que se almacena los objetos. Como básicos podríamos señalar:
􀁑 Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC.
􀁑 Mantener la humedad relativa en torno al 40%.
􀁑 Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad.
􀁑 Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos.
􀁑 Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar.
􀁑 Almacenar los medios de forma vertical.
􀁑 Utilizar siempre las cajas originales.
􀁑 No abrir las cajas que protegen las cintas.
􀁑 Evitar la suciedad.
􀁑 Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando.
􀁑 No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de los CD.
􀁑 Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados.
􀁑No dejar los soportes en los aparatos de visualización cuando no se estén usando.
􀁒 Políticas de redundancia y copias de seguridad: la importancia de la duplicación y las copias de seguridad no pueden ser desdeñadas, son fundamentales en todos los programas de conservación como un seguro básico contra el deterioro o pérdida si sólo existiera una única copia. Si bien almacenar múltiples copias de los mismos datos ofrece alguna protección contra los fallos, los programas de conservación deben también considerar el riesgo de una situación catastrófica tal como incendios, inundaciones, etc., que pueda dañar todas las copias existentes en un mismo lugar.
Almacenar copias en diferentes lugares es un requisito básico.
􀁒 Planificación contra los posibles desastres: deben diseñarse planes de recuperación de datos tras una situación de fallo que son estándares en las tecnologías de la información.




CONTENEDORES


Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
- Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
- Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
- El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento debe estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
- La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
- Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y C.D., se tendrá en cuenta lo siguiente:

- Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
- Los disketes y CD. podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.

CONDICIONES AMBIENTALES


Material Documental: Soporte en papel.

- Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4 oC.

- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.


- Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%

- Color: Temperatura menor a 10 oC.
Humedad relativa de 25% a 35%

- Grabaciones: Temperatura 10 a 18 oC
Humedad relativa de 40% a 50%

- Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%

- Discos Opticos: Temperatura 16 a 20 oC.
Humedad relativa de 35% a 45%

- Microfilm: Temperatura 17 a 20 oC.
Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.
- La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.


Filtrado de aire.

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.

Iluminación en depósitos.



- Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
- Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.
- Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
- Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
- Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
- Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
- Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfaclan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
- Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
- Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
- Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.

Finalmente, la limpieza de las instalaciones y estantería se debe realizar con productos que no incrementen la humedad ambiental. Para las unidades de conservación se requiere de un programa de limpieza en seco.

- Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.
- Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
Para una mayor organización se debe contar con un software para llevar sistematizada toda la información y de esa forma evitar tanto soporte papel que recibe y produce la empresa.






ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO
Es muy importante el cuidado y la conservación que se le va a dar a los documentos del archivo central.
El depósito debe contar con las instalaciones adecuadas tanto para el archivo central como para el archivo de gestión, histórico, para eso nos basamos en el acuerdo 49 de 2000.

Las estanterías, los archivadores deben ser metálicos.
En el archivo de gestión se utilizan archivadores verticales, legajos, guías y carpetas.
En el archivo central se utiliza estanterías metálicas abiertas (pueden ser rodantes), se conservan los documentos en legajos sin ganchos, en cajas con sus rótulos correspondientes organizados ya sea por series, onomástico, geográfico, numérico.
En el archivo histórico ya se conservan los documentos por un medio magnético como es el proceso de microfilmación el cual se le realiza a los documentos históricos.








RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS

Para la ejecución de procedimientos de intervención documental en los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista tecnológico, el documento está conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboración, y por una serie de elementos gráficos que transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen, gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar el soporte de los elementos sustentados. Es así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe preservar tanto el soporte como la información que éste contiene.

MICROFILMACIÓN





RESOLUCIÓN 613 DE 1995

Artículo 1º.- Créase el Comité de Archivo y Microfilmación de documentos en el Departamento Administrativo de Bienestar Social del Distrito Capital, el cual estará integrado por los siguientes miembros:


RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS

Para la ejecución de procedimientos de intervención documental en los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista tecnológico, el documento está conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboración, y por una serie de elementos gráficos que transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen, gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar el soporte de los elementos sustentados. Es así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe preservar tanto el soporte como la información que éste contiene.

INVENTARIO DOCUMENTAL

ES INDISPENSABLE Y NECESARIO EN EL ARCHIVO GESTIÓN, CENTRAL E ISTÓRICO REALLIZAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL,
ACUERDO 038 DE 2000.


INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL.
· Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
· Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
· Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual
dependa la oficina productora.
· Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y conserva la documentación
tramitada en ejercicio de sus funciones.
· Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias primarias, transferencias secundarias,
valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.
· Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del
inventario.
· Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las
tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se
anotará el número de la transferencia.
· Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos,
que generalmente corresponde a una unidad documental.
· Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series,
Subseries o asuntos relacionados.
· Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el
asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá
a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la
misma función de la oficina productora.
· Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro
dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación
no tenga fecha se anotará s.f.
· Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se
registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
número correspondiente.
· No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
· Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M),
videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
· Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal
efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
· Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la
documentación ordenada numéricamente como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes,
impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos
debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas:
luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la
visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro:
físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores).
· Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como
el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
· Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así
como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
· Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el
lugar y la fecha en que se recibió.